Głównym zadaniem systemu certyfikacji wyrobów jest ochrona rynku przed wyrobami stwarzającymi zagrożenie dla życia, zdrowia i środowiska oraz podnoszenie bezpieczeństwa użytkowania wyrobu. Bezpieczeństwo ma szczególne znaczenie w przypadku wyrobów przeznaczonych dla transportu, a zwłaszcza dla kolejnictwa. Procedury certyfikacyjne są formalnym instrumentem, który ma zapewnić spełnienie wymagań stawianych wyrobom.

Działalność certyfikacyjną (kwalifikacyjną) Instytut Kolejnictwa rozpoczął w 1994 r. na mocy zarządzenia nr 32 Dyrektora Generalnego PKP z dnia 2 sierpnia 1994 r.

Do roku 1997 Świadectwa Kwalifikacji IK były obligatoryjne dla dostawców kolejowych, a więc działalność ta miała charakter certyfikacji obowiązkowej.

Od 1997 r. certyfikację obowiązkową przejął Główny Inspektorat Kolejnictwa, a obecnie Urząd Transportu Kolejowego.

Obecnie na mocy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie dopuszczenia do eksploatacji określonych rodzajów budowli urządzeń i pojazdów kolejowych oraz zgodnie z informacjami zamieszczonymi przez Prezesa UTK w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Urzędu Transportu Kolejowego Instytut Kolejnictwa jest uprawniony do wykonywania badań technicznych koniecznych do uzyskania świadectw dopuszczenia do eksploatacji typu, stwierdzania zgodności z typem oraz wydawania certyfikatów zgodności typu i certyfikatów zgodności z typem.

Od roku 2011 Instytut Kolejnictwa jako instytut badawczy kontynuuje działalność certyfikacyjną w oparciu o statut zatwierdzony przez Ministerstwo Infrastruktury.

Ośrodek Jakości i Certyfikacji w imieniu Instytut Kolejnictwa jako jednostka certyfikująca prowadzi:

• certyfikację w obszarze dobrowolnym wyrobów do stosowania w transporcie szynowym, zgodnie z wymaganiami określonymi w normie PN-EN ISO/IEC 17065,
• certyfikację zakładowej kontroli produkcji zgodnie z zasadami określonymi w normie PN-EN ISO/IEC 17065.

Ponadto w obszarze regulowanym prawnie jako jednostka notyfikowana nr 1467 do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/797 w sprawie interoperacyjności systemu kolei w Unii Europejskiej, w zakresie oceny zgodności składników interoperacyjności i weryfikacji zgodności wszystkich interoperacyjnych podsystemów strukturalnych kolei prowadzi certyfikację na zgodność ze specyfikacjami technicznymi interoperacyjności. Certyfikacja WE składników interoperacyjności i interoperacyjnych podsystemów jest prowadzona wg mających zastosowanie modułów procedur oceny zgodności wymienionych w Decyzji Komisji 2010/713/UE w sprawie modułów procedur oceny zgodności, przydatności do stosowania i weryfikacji WE stosowanych w technicznych specyfikacjach interoperacyjności przyjętych na mocy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/57/WE oraz wymienionych w technicznych specyfikacjach interoperacyjności opublikowanych przed 2010 r.

Instytut Kolejnictwa, Ośrodek Jakości i Certyfikacji jest również jednostką wyznaczoną (DeBo) oceniającą podsystemy kolei na zgodność z wymaganiami dokumentów odniesienia, których zastosowanie umożliwia spełnienie zasadniczych wymagań systemu kolei zgodnie Ustawą z dnia 23 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (z późn. zm.) oraz z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 czerwca 2021 r. w sprawie interoperacyjności.

W zakresie działalności Ośrodka Jakości i Certyfikacji Instytutu Kolejnictwa jest również działalność certyfikacyjna jako jednostki organizacyjnej, posiadającej zgodę Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego na wykonywanie działalności, o której mowa w art. 22g ust. 1 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym.

Działalność Instytutu Kolejnictwa, o której mowa w art. 22g ust. 9 ustawy obejmuje:

1. wykonywanie badań technicznych koniecznych do uzyskania świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu;
2. wykonywanie badań technicznych niezbędnych do stwierdzenia zgodności z typem;
3. wydawanie certyfikatów zgodności typu;
4. wydawanie certyfikatów zgodności z typem.

Działalność ta dotyczy budowli (z wyłączeniem podkładów stalowych), urządzeń i pojazdów kolejowych wymienionych w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju w sprawie dopuszczania do eksploatacji określonych rodzajów budowli, urządzeń i pojazdów kolejowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 720 z póź. zm.).

W swojej działalności Ośrodek jakości i Certyfikacji przestrzega i stosuje wymagania dokumentów normatywnych PN-EN ISO/IEC 17065, PN-EN ISO/IEC 17021-1, PN-ISO/IEC 17021-3, PN-EN ISO/IEC 17020, PN-EN ISO/IEC 17025, Dyrektywy (UE) 2016/797, Decyzji 2010/713/UE, Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju (Dz. U. z 2014 r., poz. 720 z póź. zm.), dokumentu technicznego ERA MNB Assessment scheme 000MRA 1044, ver 2.0 Requirements for Conformity Assessment Bodies Seeking Notification oraz innych mających zastosowanie dokumentów.

Realizowane procesy certyfikacji prowadzone są obiektywnie, kompetentnie i bezstronnie a Klientom nie są udzielane żadne konsultacje, przy czym za konsultacje uważa się udział w projektowaniu, wytwarzaniu, instalowaniu, utrzymywaniu lub dystrybucji wyrobu, procesu lub usługi które są certyfikowane lub które mają być certyfikowane.

Nie dotyczy to informacji/wyjaśnień odnoszących się do sposobu prowadzenia procesu certyfikacji, stosowania norm lub innych dokumentów normatywnych oraz stanowisk Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego, w odniesieniu do których wyroby klienta są poddawane ocenie, które mogą być udzielane na życzenie Wnioskodawcy lub potencjalnego Wnioskodawcy procesu certyfikacji przez kierownika Ośrodka Jakości i Certyfikacji (lub jego zastępców) oraz członków zespołu technicznego realizujących dany proces certyfikacji.

Do wymagań systemu zarządzania jakością dostosowana została struktura organizacyjna Instytutu Kolejnictwa, tak aby zapewniała zaufanie i gwarantowała niezależność od nacisków mogących wpływać na bezstronność i rzetelność prowadzonej certyfikacji wyrobów. Powołane zostały niezależne kolegialne organy opiniodawczo-doradcze Rada ds. Certyfikacji i Komitet Techniczny, które zapewniają niezależność Instytutu Kolejnictwa jako jednostki certyfikującej na trzech poziomach:

• strategii i polityki certyfikacyjnej,
• decyzji dotyczących certyfikacji,
• oceny wyrobów poddawanych ocenie zgodności.